Siapa Pegang Barang Apa? Inventaris Barang Sekolah & Kantor

Kenapa daftar inventaris di Excel tidak bisa menjawab "barangnya di mana?"

Inventaris sekolah atau kantor biasanya tersimpan di satu file Excel yang dibuat untuk keperluan audit. Isinya "Laptop x12" dalam satu baris, ruang tempat barang itu dibeli, dan kolom pemegang yang tidak pernah diperbarui. Ketika proyektor hilang menjelang ujian atau rapat dengan klien, sheet itu tidak bisa memberi tahu siapa yang terakhir memakainya, dan satu-satunya cara adalah berkeliling bertanya ke setiap ruangan.

Solusinya dua kebiasaan: satu record untuk setiap barang fisik, dan record baru setiap kali barang keluar dari ruangnya. Geser tombolnya untuk melihat inventaris yang sama sebagai spreadsheet dan sebagai tabel yang saling terhubung.

Langkah demi langkah

1. Catat setiap barang satu per satu. Buat tabel Barang dan tambahkan satu record per benda, bukan per jenis: dua belas laptop berarti dua belas record. Tambahkan Kategori (Single Select: Laptop, Proyektor, Kamera, Mebel…), Kondisi (Single Select: Baik, Perlu servis, Rusak), foto, tanggal pembelian (Date), dan harga (Currency).
2. Beri setiap barang kode yang tidak pernah berubah. Pakai awalan singkat dan nomor, misalnya LPT-03 atau PRJ-01, lalu tempel stikernya di barang. Jadikan kode sebagai primary property, supaya kode itulah yang pertama terlihat di kartu HP dan saat memilih barang dari tabel lain.
3. Catat lokasi dan pemegangnya. Buat tabel Ruang (Lab Komputer, Kelas 7B, Gudang) dan hubungkan setiap barang ke ruangnya. Untuk staf yang memakai Ambisius, tambahkan properti Dipegang bertipe Team Member. Untuk orang yang tidak punya akun, misalnya siswa, hubungkan ke tabel Orang.
4. Pinjam dan kembalikan lewat tabel Peminjaman. Buat tabel Peminjaman yang terhubung ke Barang, berisi Peminjam, Tanggal keluar, dan Tanggal kembali. Formula dengan bahasa sehari-hari, "jumlah hari dari Tanggal keluar sampai hari ini, kalau Tanggal kembali masih kosong", menunjukkan sudah berapa lama barang dipinjam. Tambahkan Status di tabel Barang (Single Select: Di gudang, Dipinjam, Diperbaiki).
5. Tangani perbaikan dengan cara yang sama. Kalau barang rusak, ubah Status ke Diperbaiki, Kondisi ke Perlu servis, dan tulis catatannya. View berisi semua barang yang Diperbaiki langsung menjadi daftar untuk teknisi.
6. Lakukan stock opname tahunan dari HP. Tambahkan Checkbox "Sudah dihitung tahun ini". Datangi ruang satu per satu, filter Barang per ruang, buka setiap kartu, lalu centang. Kelompokkan per checkbox itu dan kelompok yang belum dicentang adalah barang yang belum ketemu. Ekspor hasilnya ke XLSX untuk laporan akhir tahun.

Coba langsung di sini. Pinjamkan barang ke seseorang, kembalikan, atau kirim untuk diperbaiki, lalu lihat jumlah per status berubah.

View untuk pertanyaan sehari-hari

Kelompokkan Barang per Status dan layar langsung terbagi tiga: Di gudang, Dipinjam, dan Diperbaiki, masing-masing dengan jumlahnya. Di tabel Peminjaman, simpan view "Dipinjam lebih dari 14 hari" yang memfilter Formula hari dipinjam di atas 14 dan mengurutkan yang paling lama di atas. Sematkan keduanya di halaman Dashboards workspace supaya penanggung jawab barang bisa membukanya sekali ketuk.

Admin bisa menambahkan tombol Action "Kembalikan" di tabel Peminjaman. Sekali tekan, status barang kembali ke Di gudang dan Dipegang dikosongkan; staf tinggal mengisi Tanggal kembali di data peminjamannya. Menyiapkan tombolnya memakai kredit, tapi menekannya gratis di semua paket, tidak perlu mengetik apa pun, dan selalu berjalan utuh atau tidak sama sekali.

Kesalahan yang sebaiknya dihindari

• Satu baris untuk satu jenis barang. "Laptop x12" tidak akan pernah bisa menjawab siapa yang memegang laptop nomor 7. Buat satu record per benda.
• Kode yang berubah-ubah. Kalau kode diganti saat barang pindah ruang, riwayat peminjaman lama kehilangan pasangannya. Biarkan kode tetap dan ubah tautan ruangnya saja.
• Mengetik nama peminjam secara manual. "Pak Budi", "Budi S.", dan "B. Santoso" jadi tiga orang berbeda. Pilih peminjam dari daftar.
• Menghapus data peminjaman saat barang kembali. Isi Tanggal kembali saja, supaya Anda tetap bisa melihat siapa yang pernah meminjamnya.
• Membiarkan semua orang mengubah daftar barang. Atur tabel Barang menjadi Restricted dan beri staf akses Viewer, lalu biarkan mereka bekerja di tabel Peminjaman sebagai Editor. Action di Peminjaman tetap bisa mengubah status barang, karena akses Editor di tabel tombolnya sudah cukup.

Pertanyaan yang sering muncul

Mulai dari barang yang paling sering dipinjam, seperti proyektor, laptop, dan kamera, lalu tambahkan sisanya ruang demi ruang. Dalam seminggu, pertanyaan "barangnya di siapa?" cukup dijawab dengan mencari, bukan berkeliling gedung.