Kamar, Penghuni & Tagihan Bulanan untuk Kos dan Kontrakan

Kenapa catatan kos di Excel lama-lama kacau

Banyak pemilik kos mulai dari satu sheet: satu baris per kamar, berisi nama penghuni, nomor HP, harga sewa, lalu satu kolom untuk setiap bulan yang diisi "lunas" atau tanggal bayar. Untuk enam kamar masih aman. Begitu dua puluh kamar, sheet-nya melebar ke samping, kolom bulan tidak muat di layar, dan tidak ada yang ingat "15/10" itu artinya sudah bayar tanggal 15 atau jatuh tempo tanggal 15.

Masalah utamanya, satu baris mencampur tiga hal: kamarnya, orang yang tinggal di sana, dan urusan uang bulan ini. Saat penghuni pindah, riwayatnya ikut terhapus atau tertinggal jadi baris yang membingungkan. Kalau penjaga kos yang menerima uang tunai, pemilik baru tahu malam hari, itu pun kalau dikabari.

Pisahkan ketiganya. Kamar tetap kamar. Penghuni adalah orang dengan nomor HP dan tanggal masuk. Tagihan sewa adalah satu bulan untuk satu kamar, statusnya lunas atau belum.

Yang akan Anda siapkan

Kamar menyimpan setiap kamar sekali saja: nomor, lantai, tipe (Single Select, misalnya Standar atau Kamar mandi dalam), harga sewa bulanan sebagai Currency, dan foto kamar.

Penghuni menyimpan setiap orang: nama, Phone (ketuk untuk menelepon), foto KTP sebagai Image atau Document, tanggal masuk, dan tautan ke kamarnya.

Tagihan Sewa berisi satu record per kamar per bulan. Setiap tagihan terhubung ke kamar dan penghuni, lalu berisi bulan, nominal (misalnya Rp1.200.000), tanggal jatuh tempo, kotak centang Lunas, dan foto bukti transfer. Formula menghitung "Sisa hari" (jatuh tempo dikurangi hari ini) dan Status yang berbunyi Lunas, Telat, Segera jatuh tempo, atau Belum jatuh tempo.

Karena tagihan terhubung ke penghuni, tabel Penghuni bisa memakai Rollup untuk menghitung jumlah tagihan setiap orang, dan Formula bisa menjumlahkan yang belum dibayar. Tidak ada yang perlu diketik ulang.

Rutinitas tagihan bulanan Anda

Berikut alur satu bulan penuh dalam bentuk checklist. Setelah tabelnya siap, cukup beberapa menit per minggu.

• Tanggal 1: tambahkan tagihan bulan ini. Admin menambah satu Tagihan Sewa untuk setiap kamar yang terisi lewat + Add Data, atau di paket berbayar cukup minta ke agent: "Buat tagihan sewa November untuk semua kamar yang terisi, jatuh tempo sesuai tanggal biasa tiap penghuni." Agent menunjukkan rencananya dulu, baru Anda terapkan. Tagihan tidak pernah dibuat sendiri.
• Beberapa hari sebelum jatuh tempo: buka view "Perlu ditindak". Isinya tagihan berstatus Segera jatuh tempo (3 hari atau kurang) dan Telat, jadi Anda tahu siapa yang perlu diingatkan langsung atau lewat telepon.
• Di hari jatuh tempo: begitu penghuni membayar, centang Lunas dan foto bukti bayarnya dengan kamera HP. Kalau penjaga kos yang menerima, mereka bisa melakukannya dari HP sendiri, dan Anda langsung melihatnya.
• Setelah jatuh tempo: tagihan yang belum dibayar otomatis berstatus Telat, karena Formula membandingkan tanggal jatuh tempo dengan hari ini. Urutkan view berdasarkan Sisa hari untuk melihat yang paling lama dulu.
• Akhir bulan: cek chart tagihan lunas dan belum lunas di halaman Dashboards, lalu ekspor ke XLSX kalau akuntan Anda minta file.

Coba langsung di sini. Geser Hari ini maju sepanjang bulan November dan lihat statusnya berubah. Centang Lunas di salah satu tagihan, dan tagihan itu hilang dari daftar Perlu ditindak.

View untuk pertanyaan setiap bulan

View adalah filter, urutan, dan pengelompokan yang disimpan di sebuah tabel. Simpan satu view bernama "Perlu ditindak" (Lunas tidak dicentang dan Sisa hari 3 atau kurang), satu view "Bulan ini" (jatuh tempo This month), lalu kelompokkan tagihan berdasarkan kotak Lunas supaya dua tumpukan itu terlihat berdampingan. Tambahkan pie chart lunas dan belum lunas, lalu sematkan di halaman Dashboards workspace.

Di tabel Kamar, Rollup bisa menghitung penghuni yang terhubung ke setiap kamar, jadi kamar kosong tampil 0 dan mudah terlihat saat ada yang bertanya masih ada kamar atau tidak.

Penjaga kos dan keluarga mencatat dari HP

Penjaga kos atau anggota keluarga yang membantu bisa bergabung sebagai Member, tanpa biaya kursi. Di HP, setiap tagihan tampil sebagai kartu dengan kamar, penghuni, dan status di bagian atas, dan mereka cukup geser layar untuk pindah antara Kamar, Penghuni, dan Tagihan.

Owner atau Admin bisa membuat form khusus penagihan yang ringkas: hanya tagihan, kotak Lunas, dan foto bukti bayar, dengan foto sebagai isian wajib. Supaya harga sewa tidak diubah sembarangan, atur tabel Kamar menjadi Restricted dan beri akses Viewer ke penjaga kos: mereka bisa melihat harga sewa tapi tidak bisa mengubahnya. Member boleh memfilter view untuk sementara, tapi hanya Owner dan Admin yang bisa menyimpan view.

Pertanyaan yang sering muncul

Mulai dari template Kos-kosan: tabel Kamar, Penghuni, dan Pembayaran Sewa yang sudah saling terhubung, tinggal isi kamar Anda sendiri.