Laporan Kunjungan Sales dari Lapangan, Langsung dari HP

Kenapa rekap kunjungan di Excel selalu berantakan

Hampir semua tim lapangan mulai dengan cara yang sama. Sales mengisi kunjungan ke spreadsheet bersama malam-malam, atau mengirim foto dan catatan singkat ke grup chat lalu admin kantor menyalinnya satu per satu. Nama toko ditulis lima cara berbeda, ada baris yang tertimpa, dan manajer baru sadar hari Jumat bahwa separuh toko di satu wilayah belum dikunjungi sama sekali.

Masalahnya, satu baris di sheet mencampur dua hal: tokonya, yang datanya tetap selama bertahun-tahun, dan kunjungannya, yang terjadi sekali saja. Simpan toko di satu tabel, lalu jadikan setiap kunjungan record baru yang terhubung ke tokonya dan diisi langsung di tempat. Pertanyaan di bawah ini adalah yang paling sering ditanyakan manajer dan sales, dan masing-masing terjawab oleh satu bagian dari susunan tersebut.

Siapa mengunjungi toko mana hari ini?

Setiap record di Ambisius bisa menampilkan properti sistem Created by dan Created at. Keduanya tidak perlu dimasukkan ke form dan tidak ada yang mengetiknya: begitu sales menekan Submit, aplikasi mengisi siapa pengirimnya dan jam persisnya. Tabel Kunjungan menghubungkan setiap kunjungan ke satu toko, jadi nama toko dipilih dari daftar dan tidak pernah salah ketik.

Simpan view "Kunjungan hari ini" dengan filter Created at memakai Relative to today, Hari ini. Kelompokkan per Created by, dan Anda langsung melihat satu bagian untuk setiap sales, berisi toko yang sudah didatangi sejauh ini. Foto rak dari kamera HP di dalam form, ditambah jam pengiriman, menjadi bukti kunjungannya. Ambisius tidak melacak lokasi, jadi tidak ada check-in GPS dan HP sales tidak diikuti ke mana-mana.

Coba form di bawah ini. Pilih toko, pilih hasil, isi nilai order, lalu tekan Submit. Kunjungan baru langsung muncul di daftar atas nama Anda, lengkap dengan jam kirimnya.

Berapa penjualan setiap sales minggu ini?

Beri setiap kunjungan properti Nilai order bertipe Currency. Kalau ingin mencatat produknya juga, tambahkan Line Items di tabel Kunjungan supaya sales bisa menambah satu baris per produk beserta jumlahnya, lalu Rollup di kunjungan menjumlahkan harga × jumlah menjadi nilai order. Setelah itu simpan view dengan Created at diatur ke Minggu ini. Tambahkan bar chart nilai order per sales dan sematkan di halaman Dashboards workspace, jadi angka mingguan bisa dibuka sekali ketuk dari HP manajer.

Toko mana yang sudah lama tidak dikunjungi?

Di sinilah tabel yang saling terhubung terasa manfaatnya. Di tabel Pelanggan, Rollup menghitung jumlah kunjungan setiap toko, dan Formula yang ditulis dengan bahasa sehari-hari, misalnya "sudah berapa hari sejak kunjungan terakhir", tampil langsung di record toko. Filter tabel Pelanggan untuk toko yang lebih dari 14 hari tidak dikunjungi, urutkan berdasarkan angka itu, dan daftar rencana kunjungan minggu depan sudah jadi.

Bagaimana supaya sales tidak mengubah laporan sales lain?

Perlu jujur soal batasannya. Ambisius tidak mengunci record hanya untuk sales yang membuatnya: setiap Member yang menjadi Editor di tabel Kunjungan bisa mengubah kunjungan mana pun. Yang Anda dapatkan adalah jejak siapa mengubah apa. Arahkan kursor ke sebuah sel dan terlihat siapa yang terakhir mengeditnya, dan Anda bisa menambahkan kolom Last edited by serta Last edited at. Owner dan Admin bisa membuka History mode untuk melihat nilai sebelumnya, dan mengembalikan seluruh workspace ke titik waktu tertentu kalau ada yang salah besar.

Lindungi data yang memang tidak boleh berubah. Atur tabel Pelanggan menjadi Restricted dan beri sales akses Viewer, jadi mereka bisa memilih toko tapi tidak bisa mengganti nama atau menghapusnya. Member boleh memfilter view untuk sementara, tapi hanya Owner dan Admin yang bisa menyimpan view, jadi view bersama tetap seperti yang Anda atur.

Bisakah sales mengisi tanpa laptop?

Bisa, justru itu tujuannya. Sales memakai aplikasi Ambisius di Android atau iOS. Mereka tidak melihat tabel kecil: setiap kunjungan tampil sebagai kartu dengan beberapa kolom yang Anda taruh paling depan, dan pindah antar tabel atau view cukup dengan geser layar. Owner atau Admin membuat form khusus bernama "Laporan Kunjungan" yang menyembunyikan kolom yang tidak perlu, mewajibkan Toko dan Hasil, serta memberi Hasil nilai bawaan. Laporan tersinkron langsung, jadi manajer melihat kunjungan begitu dikirim.

Siapkan dalam satu sore

1. Buat tabel Pelanggan berisi nama toko, nama pemilik, properti Phone (ketuk untuk menelepon), dan wilayah.
2. Buat tabel Kunjungan dan hubungkan ke Pelanggan, satu toko untuk banyak kunjungan. Tambahkan Hasil sebagai Single Select (Pesan, Tidak pesan, Tidak bertemu / tutup), Nilai order, foto, dan catatan.
3. Tambahkan Created by dan Created at di tabel Kunjungan supaya setiap laporan menunjukkan pengirim dan jamnya.
4. Buat form khusus "Laporan Kunjungan": Toko dan Hasil wajib diisi, Hasil punya nilai bawaan, kolom lain disembunyikan.
5. Simpan view "Kunjungan hari ini" dan "Minggu ini", tambahkan chart, lalu undang tim sales sebagai Member.

Pertanyaan yang sering muncul

Mulai dari yang kecil: dua tabel di paket Free, ditambah Produk kalau ingin mencatat baris order, atau minta agent menyusunnya untuk Anda selama Starter Trial. Tim sales bisa mengirim laporan kunjungan pertama dari HP di hari yang sama.