Catat Order Laundry dari Masuk sampai Diambil, Tanpa Excel

Cara paling sederhana mencatat order laundry tanpa Excel adalah memakai tiga tabel yang saling terhubung, yaitu Order, Pelanggan, dan Layanan, di aplikasi yang bisa dibuka kasir dari HP. Di Ambisius, Anda cukup menimbang cucian, memilih pelanggan dan layanan, lalu total order terhitung sendiri. Setiap order bergerak dari Diterima, Dicuci, Siap Diambil sampai Sudah Diambil, lengkap dengan tanda Lunas, jadi tidak ada cucian yang menumpuk di rak tanpa ketahuan.

Kenapa catatan laundry di Excel lama-lama bikin pusing

Banyak usaha laundry mulai dari buku nota atau satu file Excel: satu baris per order, kolom nama, nomor HP, berat, harga, tanggal masuk, lalu catatan "sudah siap" atau "lunas". Awalnya lancar. Lama-lama nama pelanggan yang sama ditulis tiga cara berbeda, rumus harga tertimpa tanpa sengaja, dan tidak ada yang yakin cucian mana di rak yang sudah dibayar. Di HP, sheet itu jadi tabel kecil yang susah diisi, jadi kasir kembali ke nota kertas dan pemilik mengetik ulang semuanya malam-malam.

Akar masalahnya, satu baris di sheet mencampur tiga hal sekaligus: siapa pelanggannya, layanan apa yang Anda jual, dan apa yang terjadi dengan order yang ini. Pisahkan ketiganya lalu hubungkan, dan sebagian besar kekacauan itu hilang sendiri.

Geser tombolnya untuk melihat order yang sama sebagai spreadsheet dan sebagai tabel yang saling terhubung di Ambisius.

Yang akan Anda siapkan

Tiga tabel, sama seperti di template Laundry.

Pelanggan menyimpan setiap orang cukup sekali: nama, nomor HP, dan alamat. Nomor HP memakai properti Phone, jadi staf tinggal ketuk untuk menelepon.

Layanan adalah daftar harga Anda: Cuci Kering Setrika, Setrika Saja, Bed Cover, Sepatu. Setiap layanan punya satuan (kg atau pcs), harga, dan lama pengerjaan.

Order adalah intinya. Setiap order terhubung ke satu pelanggan dan punya Line Items untuk layanan di dalamnya, jadi satu nota bisa berisi 4 kg cuci kiloan ditambah 1 bed cover. Ada juga tanggal dan jam masuk, status (Diterima, Dicuci, Siap Diambil, Sudah Diambil), kotak centang Lunas, dan foto kondisi cucian saat diterima.

Karena order terhubung ke pelanggan, bukan diketik ulang, nama dan nomor HP pelanggan selalu sama di mana pun. Tabel Pelanggan juga bisa menghitung sudah berapa kali setiap orang mencuci di tempat Anda.

Alur order dari masuk sampai diambil

1. Isi daftar layanan sekali saja. Masukkan setiap layanan dengan satuan, harga, dan lama pengerjaannya. Kalau harga naik, cukup ubah di satu tempat.
2. Catat order di meja kasir. Ketuk + Add Data di tabel Order, pilih pelanggan dari daftar (atau tambah pelanggan baru), lalu tambahkan baris untuk setiap layanan beserta berat atau jumlah potongnya. Foto noda atau kerusakan pakai kamera HP, supaya tidak ada salah paham saat cucian diambil.
3. Biarkan total terhitung sendiri. Rollup di tabel Order menjumlahkan harga × jumlah dari setiap baris, jadi kasir tidak perlu menghitung manual. Formula juga bisa menampilkan sudah berapa hari order itu menunggu.
4. Ubah status mengikuti pekerjaan. Pindahkan status dari Diterima ke Dicuci, lalu ke Siap Diambil. Kelompokkan order per status dan Anda langsung melihat kondisi toko: mana yang masih di mesin, mana yang sudah di rak, dan mana yang sudah dibawa pulang.
5. Tutup order saat diambil. Begitu pelanggan membayar dan mengambil cucian, centang Lunas dan ubah status ke Sudah Diambil. Admin bisa menambahkan tombol Action "Sudah Diambil" yang mengerjakan keduanya dengan sekali ketuk. Menyiapkan tombolnya memakai kredit, tapi menekannya gratis di semua paket.

Coba langsung di sini. Ketuk layanan untuk menambah baris, ubah beratnya, dan lihat totalnya berubah. Lalu geser status order dan centang Lunas.

Tampilan untuk pertanyaan sehari-hari

View adalah filter, urutan, dan pengelompokan yang disimpan di sebuah tabel. Simpan beberapa view untuk pertanyaan yang muncul setiap hari: "Siap Diambil" (status Siap Diambil), "Belum Lunas" (Lunas tidak dicentang), dan "Masuk Hari Ini" (tanggal masuk Hari Ini). Tambahkan juga chart jumlah order per status, lalu sematkan view favorit Anda di halaman Dashboards workspace supaya bisa dibuka sekali ketuk.

Staf mencatat langsung dari HP

Kasir dan kurir bergabung sebagai Member, tanpa biaya kursi. Di HP mereka tidak melihat tabel kecil. Setiap order tampil sebagai kartu dengan beberapa kolom yang Anda taruh paling depan, misalnya nomor order, pelanggan, dan status. Order baru diisi lewat form yang sudah dilengkapi pemilih tanggal, pemilih pelanggan, dan kamera. Pindah antar tabel dan view cukup dengan geser layar.

Owner atau Admin bisa membuat form khusus kasir yang lebih ringkas: sembunyikan kolom yang tidak perlu, wajibkan isian Pelanggan, dan beri Status nilai bawaan Diterima. Perubahan tersinkron langsung, jadi begitu kasir menandai order Siap Diambil, pemilik langsung melihatnya di HP sendiri.

Supaya harga tidak diubah sembarangan, atur tabel Layanan menjadi Restricted dan beri staf akses Viewer: mereka bisa melihat daftar harga tapi tidak bisa mengubahnya. Member boleh memfilter view untuk sementara, tapi hanya Owner dan Admin yang bisa menyimpan view, jadi view bersama tetap rapi.

Pertanyaan yang sering muncul

Mulai dari template Laundry: tabel Order, Pelanggan, dan Layanan yang sudah saling terhubung, tinggal isi daftar harga Anda.