Stok Bahan & Penjualan Harian untuk Restoran Kecil, Tanpa Ribet Excel

Berikut satu hari biasa di sebuah restoran kecil, diceritakan dua kali: pertama dengan buku catatan dan Excel seperti kebanyakan usaha, lalu dengan pekerjaan yang sama di Ambisius.

Pagi, persiapan: sebenarnya bahan kita tinggal berapa?

Sebelum. Juru masak membuka kulkas dan menghitung kira-kira. Sheet stok di laptop kantor bilang ayam masih 6 kg, padahal angka itu dari hari Jumat, dan tidak ada yang mencatat 3 kg yang dipakai untuk pesanan katering hari Sabtu. Pemilik menelepon pemasok sambil menebak-nebak.

Sesudah. Tabel Bahan berisi setiap bahan cukup sekali, lengkap dengan satuan dan batas minimum. Barang datang dicatat di Bahan Masuk, pemakaian harian dapur dicatat di Bahan Terpakai, keduanya terhubung ke bahannya. Dua Rollup menjumlahkannya, lalu Formula dalam bahasa sehari-hari mengerjakan sisanya: "Sisa stok adalah total masuk dikurangi total terpakai. Kalau sama dengan atau di bawah minimum, statusnya Menipis, selain itu Aman." Juru masak membuka view "Stok menipis" di HP dan langsung melihat tiga bahan yang perlu dipesan. Tidak perlu lagi menghitung dari ingatan.

Siang, jam ramai: penjualan dari meja

Sebelum. Pesanan ditulis di kertas. Malamnya seseorang mengetik ulang ke sheet, dan di situlah masalahnya: menu yang sama ditulis dua cara, jumlah porsi ditulis pakai huruf, dan rumus harga menunjuk ke baris yang sudah dihapus minggu lalu.

Geser tombolnya untuk melihat penjualan yang sama sebagai spreadsheet dan sebagai data yang saling terhubung di Ambisius.

Sesudah. Setiap penjualan adalah satu record dengan Line Items untuk menu yang dipesan, jadi satu pesanan meja bisa berisi dua nasi goreng, satu ikan bakar, dan empat es teh. Staf memilih menu dari tabel Menu, bukan mengetiknya, jadi nama dan harganya selalu sama. Rollup menjumlahkan harga × porsi untuk total penjualan. Karena perubahan tersinkron langsung, pemilik bisa melihat penjualan masuk dari HP sendiri walau sedang belanja ke pasar.

Coba langsung di sini. Ketuk menu untuk menjual satu porsi, lalu lihat chart dan total hari ini ikut bergerak.

Malam, tutup toko: angka yang bisa dipercaya

Sebelum. Pemilik pulang larut karena menjumlahkan nota, mencocokkannya dengan laci kas, lalu menyalin totalnya ke tab lain untuk laporan bulanan. Sheet stok tidak tersentuh sama sekali karena semua orang sudah capek.

Sesudah. Penjualan hari itu sudah tercatat semuanya. Chart garis penjualan per hari menunjukkan perbandingan minggu ini dengan minggu lalu. Sematkan chart itu, juga view "Stok menipis", di halaman Dashboards workspace supaya bisa dibuka sekali ketuk. Sebelum pulang, juru masak mencatat bahan yang terpakai lewat form singkat di HP, jadi view "Stok menipis" besok pagi sudah benar.

Yang akan Anda siapkan

• Menu: setiap hidangan dengan harga dan kategori (Single Select), misalnya Nasi, Soto, atau Minuman.
• Penjualan: satu record per pesanan, berisi nomor meja atau "Bungkus", tanggal dan jam, staf yang melayani, dan Line Items untuk menunya. Rollup memberikan totalnya.
• Bahan: nama, satuan (kg, liter, pcs), batas minimum, Rollup total masuk dan total terpakai, serta Formula sisa stok dan status Menipis/Aman.
• Bahan Masuk dan Bahan Terpakai: satu record setiap kali bahan datang atau dipakai, terhubung ke bahannya, bisa dilengkapi foto nota pemasok.

Penjualan dan pemakaian bahan sengaja dicatat terpisah. Dapur menghitung pemakaian yang sebenarnya, termasuk bahan terbuang dan makan staf, jadi angka stok sesuai dengan isi kulkas.

Staf cukup pakai HP

Pelayan dan staf dapur bergabung sebagai Member, tanpa biaya kursi. Di HP mereka melihat kartu dan form, bukan tabel kecil. Admin bisa membuat form khusus untuk pelayan, dengan isian Meja wajib diisi dan tanggal terisi otomatis, serta form lain untuk hitungan bahan saat tutup. Supaya harga tidak berubah sembarangan, atur tabel Menu menjadi Restricted dan beri staf akses Viewer: mereka bisa memilih menu tapi tidak bisa mengubah harganya.

Pertanyaan yang sering muncul

Mulai dari template Restoran: tabel pesanan, menu, meja, dan staf yang sudah saling terhubung, tinggal isi menu dan harga Anda.