Catatan Servis Bengkel: Kendaraan, Pekerjaan & Sparepart dalam Satu Aplikasi

Cara paling praktis mencatat servis di bengkel kecil adalah aplikasi dengan empat tabel yang saling terhubung: Work Order, Kendaraan, Sparepart, dan Mekanik. Di Ambisius, Anda bisa mulai dari template Bengkel atau memindahkan catatan servis dari Excel yang sudah ada, lalu mekanik meng-update pekerjaan langsung dari HP. Setiap work order menjumlahkan sparepart-nya sendiri, dan setiap kendaraan menyimpan riwayat servisnya lengkap.

Kenapa catatan servis di Excel lama-lama bikin pusing

Hampir semua bengkel mulai dari satu sheet: tanggal, nomor polisi, nama pelanggan, keluhan, pekerjaan, sparepart, dan harga. Beberapa bulan pertama aman. Lalu nama pelanggan yang sama ditulis tiga cara, nomor polisi kadang pakai spasi kadang tidak, dan mencari kapan motor itu terakhir ganti oli berarti scroll panjang sambil menebak. Stok sparepart ada di tab lain, jadi jarang cocok dengan yang benar-benar terpakai. Di area kerja, tidak ada mekanik yang mau membuka sheet selebar itu di HP dengan tangan penuh oli hanya untuk menandai pekerjaan selesai.

Masalahnya bukan di Anda. Sheet biasa tidak tahu bahwa satu kendaraan datang berkali-kali, atau satu pekerjaan memakai beberapa sparepart. Hal seperti inilah yang seharusnya diurus aplikasi bengkel, baik bengkel motor maupun mobil. Begitu datanya saling terhubung, sebagian besar ketik ulang dan cek manual ikut hilang.

Geser tombolnya untuk melihat pekerjaan yang sama sebagai spreadsheet dan sebagai tabel yang saling terhubung di Ambisius.

Yang akan Anda siapkan

Tabel Kendaraan menyimpan setiap mobil atau motor satu kali saja: nomor polisi, merek dan tipe, nama pemilik, dan nomor HP yang tinggal diketuk untuk menelepon. Tabel Mekanik berisi daftar tim Anda. Tabel Sparepart adalah daftar barang dengan harga jual dan stok di rak. Work Order adalah intinya: satu record untuk satu pekerjaan, terhubung ke satu kendaraan dan satu mekanik, lengkap dengan status, keluhan, tanggal, dan foto.

Work Order dan Sparepart dihubungkan dengan properti Line Items. Jadi bukan lagi satu kolom teks "sparepart", melainkan daftar baris pendek di dalam work order: sparepart apa dan berapa banyak. Sparepart dipilih dari daftar, bukan diketik, sehingga tidak ada lagi "kampas rem", "kampas rm", dan "kanvas rem" untuk barang yang sama. Ganti nama sparepart sekali, semua work order ikut menampilkan nama barunya.

Siapkan dalam lima langkah

1. Buat keempat tabel, atau mulai dari template Bengkel yang sudah berisi tabel-tabel itu. Kalau catatan servis Anda ada di Excel, agent bisa membaca file-nya dan memasukkan datanya.
2. Di Work Order, hubungkan setiap pekerjaan ke satu Kendaraan dan satu Mekanik, lalu tambahkan status berupa Single Select, misalnya Antre, Dikerjakan, Tunggu Sparepart, Selesai, dan Sudah Diambil.
3. Tambahkan properti Line Items bernama Sparepart Terpakai yang terhubung ke Sparepart, dengan jumlah di setiap baris. Lalu tambahkan Rollup yang menjumlahkan harga dikali jumlah menjadi Total Sparepart, dan Formula untuk total nota dengan bahasa sehari-hari: "total sparepart ditambah ongkos jasa".
4. Di Kendaraan, tambahkan Formula seperti "berapa hari sejak servis terakhir", supaya Anda tahu pelanggan langganan mana yang sudah waktunya servis lagi. Semua work order kendaraan itu terhubung ke record-nya, jadi riwayat servisnya terkumpul di satu tempat.
5. Di Sparepart, tambahkan Formula seperti "Status stok: Menipis kalau stok di bawah 5, selain itu Aman", lalu simpan view yang difilter ke Menipis. View itu jadi daftar belanja sparepart Anda.

Coba langsung di sini: tambahkan sparepart yang dipakai mekanik, ubah jumlahnya, dan lihat tagihannya ter-update, sudah termasuk jasa servis.

Mekanik cukup pakai HP

Di HP, spreadsheet cuma jadi kotak-kotak kecil. Aplikasi mobile Ambisius menampilkan setiap work order sebagai kartu, dan setiap perubahan lewat formulir. Mekanik membuka pekerjaan, mengganti status, menambahkan sparepart yang dipakai, dan melampirkan foto part yang aus lewat properti Image, cukup dengan satu tangan. Pindah tabel atau view tinggal geser, tanpa mencari tab sheet yang mungil, dan tampilan kartu bisa diatur hanya menampilkan info penting atau semuanya.

Siapkan view sesuai kebutuhan tiap orang. View Hari Ini memfilter Work Order berdasarkan tanggal, view Tunggu Sparepart memfilter berdasarkan status, dan grup per status memperlihatkan kondisi seluruh bengkel dalam sekali lihat. Mekanik bergabung sebagai Member, tanpa biaya seat. Kalau mekanik boleh melihat daftar sparepart tapi tidak boleh mengubah harga atau stok, ubah tabel Sparepart menjadi Restricted dan beri mereka akses Viewer. Struktur tabel dan view yang tersimpan hanya bisa diatur oleh Anda dan Admin, jadi susunannya tetap seperti yang Anda buat.

Pertanyaan yang sering muncul

Mau langsung coba? Mulai dari template Bengkel, lalu ganti data contohnya dengan kendaraan, sparepart, dan mekanik Anda sendiri.