Kunjungan Pasien & Stok Obat untuk Klinik Kecil

Dua masalah, berdampingan

Banyak klinik kecil berjalan dengan dua file Excel yang tumbuh ke arah berbeda. Sheet pasien bertambah satu baris setiap kunjungan, jadi orang yang sama muncul dua puluh kali dengan ejaan yang sedikit berbeda. Sheet obat berisi satu baris per obat, dengan tanggal kedaluwarsa dari kotak mana pun yang sempat dicatat. Begini perbandingan pekerjaan sehari-harinya.

Kunjungan pasien: satu pasien, banyak kunjungan

Pasien menyimpan setiap orang cukup sekali: nama, tanggal lahir, Phone (ketuk untuk menelepon), dan catatan yang Anda perlukan. Kunjungan berisi satu record per kunjungan, terhubung ke pasien lewat relasi One-to-Many: satu pasien punya banyak kunjungan, dan setiap kunjungan milik satu pasien. Setiap kunjungan juga terhubung ke dokter dari tabel Dokter, lalu mencatat tanggal dan jam, keluhan, serta hasil pemeriksaan.

Tindakan yang diberikan dicatat di Line Items, jadi satu kunjungan bisa berisi konsultasi, rawat luka, dan suntik, masing-masing dengan jumlah atau catatannya sendiri. Rollup di tabel Kunjungan menjumlahkan harga tindakan menjadi total kunjungan, misalnya Rp150.000.

Di data pasien, Rollup menghitung jumlah kunjungannya, dan Formula yang ditulis dengan bahasa biasa, "jumlah hari sejak kunjungan terakhir pasien", menunjukkan sudah berapa lama. Karena Formula adalah properti seperti yang lain, Anda bisa mengurutkan pasien berdasarkan nilainya, atau memfilter pasien yang belum kembali selama enam bulan.

1. Daftarkan pasien sekali saja. Di meja pendaftaran, staf mengetuk + Add Data di tabel Pasien, atau memilih pasien yang sudah ada supaya tidak ada yang terdaftar dua kali.
2. Catat kunjungannya. Form khusus pendaftaran bisa mewajibkan isian pasien, menyediakan pilihan dokter, dan memberi nilai bawaan untuk jenis kunjungan. Staf juga bisa menambahkan foto atau surat rujukan sebagai Document.
3. Tambahkan tindakan. Dokter atau perawat menambah satu baris untuk setiap tindakan, dan total kunjungan terhitung sendiri.
4. Cek riwayatnya. Buka data pasien dan semua kunjungan ada di sana, dengan jumlah kunjungan dan jumlah hari sejak kunjungan terakhir di bagian atas.

Stok obat: satu obat, banyak batch

Obat menyimpan setiap jenis obat sekali saja: nama, bentuk (Single Select: tablet, sirup, injeksi), dan stok minimum yang ingin Anda jaga. Batch menyimpan setiap kiriman sebagai record tersendiri, terhubung ke obatnya, dengan kode batch, jumlah, tanggal terima, dan tanggal kedaluwarsa. Rollup di tabel Obat menjumlahkan stok dari semua batch-nya, jadi total stok terlihat tanpa harus menghitung dus.

Formula di setiap batch menghitung sisa hari sebelum kedaluwarsa dan statusnya: Kedaluwarsa, Segera kedaluwarsa, atau Aman. Lalu simpan view "Kedaluwarsa ≤ 30 hari" dengan filter Relative to today pada tanggal kedaluwarsa (Next, 30, Days), diurutkan dari yang paling dekat. Daftar itulah yang dipakai lebih dulu dan ditaruh paling depan di rak.

Coba langsung di sini. Geser Hari ini ke depan dan lihat batch berpindah ke status Segera kedaluwarsa. Pindah ke view Kedaluwarsa ≤ 30 hari untuk melihat batch itu saja.

Kalau usaha Anda apotek, bukan klinik, template Apotek memakai cara yang sama dengan tabel Obat, Batch, dan Penjualan.

Siapa yang boleh melihat data pasien

Data pasien bersifat sensitif, jadi jangan dibiarkan terbuka untuk semua orang. Atur database Pasien menjadi Restricted dan beri akses satu per satu: Editor untuk dokter dan bagian pendaftaran, Viewer untuk yang cukup melihat, dan No access untuk staf yang hanya mengurus stok. Untuk kontrol yang lebih ketat, simpan data pasien di workspace privat yang hanya bisa dibuka Member tertentu. Begitu akses seseorang dicabut, mereka langsung terputus.

Staf bergabung sebagai Member tanpa biaya kursi dan memakai aplikasi HP dengan kartu dan form. Hanya Owner dan Admin yang bisa ekspor ke XLSX; Member tidak bisa.

Pertanyaan yang sering muncul

Mulai dari template Klinik: tabel Pasien, Kunjungan, Dokter, dan Tindakan yang sudah saling terhubung, tinggal sesuaikan dengan klinik Anda.