Stok Masuk, Keluar & Sisa: Ubah Sheet Stok Jadi Aplikasi

Cara mengubah sheet stok Excel jadi aplikasi: pecah menjadi empat tabel yang saling terhubung (Barang, Barang Masuk, Barang Keluar, dan Lokasi), lalu biarkan aplikasi menghitung sisa stok setiap barang, bukan diketik manual. Di Ambisius, semua ini bisa dijalankan di paket gratis: staf gudang mencatat barang masuk dan keluar lewat form di HP, dan tampilan Stok menipis menunjukkan barang yang perlu dipesan ulang.

Kenapa angka di sheet stok sering tidak cocok

Kebanyakan gudang kecil, toko, dan distributor memulai dengan satu sheet: satu baris per barang, satu kolom stok, dan ada satu orang yang memperbarui angkanya setiap sore. Cara ini jalan, sampai dua orang mengedit file yang sama, range SUMIF tidak ikut baris baru, atau ada yang mengetik angka di atas rumus. Akhirnya angka di layar beda dengan barang di rak, dan satu-satunya cara mencari sebabnya adalah stock opname dari awal.

Barang yang sama juga sering tercatat dengan tiga nama, misalnya "Baut M8", "baut m8", dan "Baut M-8", masing-masing dengan stoknya sendiri. Belum lagi kalau dibuka di HP: grid lebar dengan sel kecil-kecil jelas bukan hal yang ingin disentuh staf gudang sambil mengangkat kardus.

Solusinya bukan rumus yang lebih canggih, tapi memisahkan apa yang dicatat. Daftar barang cukup satu. Setiap kali barang datang atau keluar, itu jadi satu catatan baru di tabelnya sendiri, terhubung ke barangnya. Sisa stok tidak pernah diketik, tapi dihitung dari catatan-catatan itu.

Geser tombolnya untuk melihat pergerakan stok yang sama sebagai spreadsheet dan sebagai tabel yang saling terhubung di Ambisius.

Yang akan Anda siapkan

Empat tabel, sama seperti di template Stok Gudang. Barang berisi setiap produk atau sparepart, cukup sekali, lengkap dengan satuan dan stok minimum. Barang Masuk mencatat barang yang datang: barang apa, berapa banyak, tanggal, disimpan di mana, dan nomor surat jalan dari supplier. Barang Keluar mencatat barang yang keluar: barang apa, berapa banyak, tanggal, dan untuk keperluan apa. Lokasi berisi daftar gudang, ruang stok, atau rak Anda, jadi setiap pergerakan barang jelas terjadi di mana.

Karena Barang Masuk dan Barang Keluar terhubung ke Barang, staf tinggal memilih barang dari daftar, tidak perlu mengetik namanya. Tidak ada lagi nama dobel, dan kalau nama barang diganti sekali, semua catatan masuk dan keluar ikut berubah.

Catat barang masuk, keluar, dan sisa stok dalam 5 langkah

1. Buat tabel Barang dengan kolom Nama, Satuan (Single Select: pcs, dus, kg), dan Stok minimum (Number).
2. Buat tabel Barang Masuk dan Barang Keluar, masing-masing dengan Jumlah (Number), Tanggal, serta relasi ke Barang dan ke Lokasi. Sekarang satu barang punya banyak catatan masuk dan keluar.
3. Di tabel Barang, tambahkan dua Rollup: Total masuk, yaitu jumlah kolom Jumlah dari Barang Masuk, dan Total keluar, yaitu jumlah kolom Jumlah dari Barang Keluar.
4. Tambahkan Formula dan tulis aturannya dengan bahasa biasa: "Sisa stok adalah Total masuk dikurangi Total keluar." Lalu satu lagi: "Status stok Menipis kalau Sisa stok sama dengan atau di bawah Stok minimum, selain itu Aman."
5. Filter tabel Barang dengan Status stok Is Menipis, lalu simpan dengan Save as sebagai tampilan baru bernama Stok menipis. Pasang di halaman Dashboards workspace supaya langsung terlihat setiap kali dibuka.

Coba langsung di sini: catat barang masuk atau keluar, lalu lihat sisa stok dan statusnya berubah. Pindah ke tampilan Stok menipis untuk melihat barang yang perlu dipesan lagi.

Mulai sekarang, sisa stok ter-update sendiri setiap kali ada yang menyimpan catatan barang masuk atau keluar. Karena berupa Formula, kolom ini tidak punya isian dan tidak muncul di form, jadi tidak mungkin tertimpa tanpa sengaja. Untuk rekap mingguan, filter Barang Keluar berdasarkan Tanggal dengan pilihan This week, atau berdasarkan Lokasi untuk melihat barang yang keluar dari satu gudang saja.

Staf gudang mencatat langsung dari HP

Staf gudang tidak perlu laptop, apalagi grid. Di aplikasi Ambisius untuk Android dan iOS, setiap tabel tampil sebagai kartu, dan tombol + Add Data membuka form: pilih barang, isi jumlah, pilih lokasi, lalu tekan Submit. Kalau ditambah kolom Image, staf bisa memotret surat jalan atau kardus yang rusak langsung dari kamera, di dalam form yang sama.

Sebagai Owner atau Admin, Anda bisa membuat form khusus yang ringkas untuk setiap pekerjaan. Misalnya form "Terima barang" yang hanya berisi Barang, Jumlah, dan Foto, dengan Barang dan Jumlah diatur Required, sementara Lokasi disembunyikan dan diisi gudang utama lewat Default value. Staf tinggal memilih form dari tab di bagian atas + Add Data.

Staf bergabung sebagai Member tanpa biaya seat, dan Anda yang menentukan apa saja yang boleh mereka ubah. Atur tabel Barang menjadi Restricted dengan staf sebagai Viewer: mereka bisa mengecek stok, tapi tidak bisa mengubah data barang atau stok minimum, sementara Barang Masuk dan Barang Keluar tetap terbuka untuk diisi. Tambahkan kolom Created by di Barang Masuk dan Barang Keluar untuk melihat siapa yang mencatat setiap pergerakan barang.

Pertanyaan yang sering muncul

Mulai dari template Stok Gudang: Barang, Barang Masuk, Barang Keluar, dan Lokasi, siap diisi dengan barang Anda sendiri.